Ainda que seja preferível estabelecer políticas claras de trabalho a partir de casa, com treino prévio, em tempos de crise como os que agora vivemos pode não ser possível a transição ideal, e este nível de preparação ser impossível de reproduzir na prática. Felizmente, existem pequenos passos que foram estudados em pesquisas científicas que os gerentes podem tomar sem grande esforço para aumentar o envolvimento dos colaboradores e a produtividade mesmo à distância, e mesmo que, como agora, não haja tempo para ensaiar e preparar tudo.
Em primeiro lugar, os gerentes necessitam de entender os fatores que tornam o tele-trabalho especialmente exigente. Caso contrário, poderão acontecer decréscimos acentuados de produtividade em colaboradores que numa situação normal produzem bastante – especialmente na ausência de preparação para o tele-trabalho. Alguns dos desafios de tele-trabalho contemplam:
Falta de Supervisão Pessoal:
Tanto os gerentes como os seus colaboradores referem frequentemente a sua preocupação sobre a falta de interação pessoal. Os supervisores têm receio que os colaboradores não trabalhem tão diligentes ou eficientes como no escritório. Na verdade, as evidências científicas mostram o contrário, pelo menos para alguns tipos de trabalho. Muitos colaboradores, por outro lado, lutam contra a falta de suporte da gerência e falta de comunicação. Nalguns casos, os colaboradore sentem que ter a gerência à distância são insensíveis para com as suas necessidades e como consequência, e tantas vezes como represália, não são expeditos a executar as suas tarefas.
Falta de acesso à informação: Quem acaba de chegar ao tele trabalho fica muitas vezes surpreendido pela dificuldade em encontrar informação que está na posse dos co-trabalhadores por tele trabalho. Até obter respostas a simples perguntas pode parecer um grande obstáculo para um tele trabalhador.
Este fenómeno extende-se para além do âmbito das tarefas para desafios inter pessoais que podem surgir entre co-trabalhadores por tele trabalho. Pesquisas demonstraram que a falta de um conhecimento comum entre tele trabalhadores pode-se traduzir numa falta de disponibilidade para ajudar o outro e dar-lhe o benefício da dúvida. Por exemplo, se alguém sabe que o seu colega está a ter um dia difícil no trabalho, e responde com brusquidão, isso é mais facilmente compreensivel pelos seus colegas. Ao invés, se esse mal estar se traduzir por escrito num email, é mais difícil para o colega apreciar as circunstâncias em que esse email foi escrito. O desfecho é mais que inevitável, uma deterioração no relacionamento de trabalho.
Isolamento Social: A solidão é uma das queixas mais frequentes sobre tele trabalho, com os colaboradores a sentirem falta de interação social do ambiente do escritório (não esqueçamos que o ser humano é um animal gregário, que passa a maior parte do tempo a trabalhar) Pensa-se que os extrovertidos sofrem mais a curto prazo, particularmente se não têm oportunidade de interagir com outros no seu ambiente de tele trabalho. Contudo, durante um longo período de tempo, o isolamento pode fazer sentir qualquer colaborador como distante do espírito da empresa, o que pode resultar numa vontade acrescida de abandonar a organização.
Distrações em casa: Vemos frequentemente na internet fotos de pais a segurarem os filhos enquanto trabalham ao computador. Na verdade, esta é uma péssima representação daquilo que é efetivamente o tele trabalho. Normalmente, nós encorajamos os empregadores a assegurarem-se que os trabalhadores remotos têm um espaço próprio exclusivo para trabalhar, antes de os autorizarem a trabalhar remotamente. Porém, numa situação de crise em que vivemos, em que ainda por cima as escolas estão fechadas, é fácil que a imagem referida acima se repita uma e outra vez. Os empregadores devem pois tomar como natural que o tele trabalho sofra interrupções durante este período de crise.
Como os gerentes podem apoiar os colaboradores em tele trabalho
Ainda que o trabalho remoto possa parecer assustador para muitos, também existem algumas técnicas (baratas e fáceis de implementar) que podem ajudar os gerentes a lidar com a transição. As medidas que pode tomar hoje são, por exemplo:
Estabeleça check ins estruturados: Muitos gerentes por tele trabalho bem sucedidos estabelecem uma chamada diária para os seus colaboradores. O importante a reter é que as chamadas sejam regulares e previsíveis, e que têm a virtude de deixar o colaborador expressar os seus anseios e preocupações.
Providencie diversas formas de comunicação: O email sozinho é insuficente. Providencie diferentes plataformas de comunicação em que todos se sintam integrados. Existem circunstâncias em que a rapidez de colaboração é mais importante que o detalhe. Para estas situações providencie formas de mensagens instantâneas individuais (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) que podem ser usadas para formas de comunicação mais simples.
Se a sua empresa não tiver ferramentas tecnológicas já preparadas, existem formas económicas de obter versões simples destas ferramentas, para resolver o problema a curto prazo. Considere falar com o departamento de informática da sua empresa para se certificar que existe um nível apropriado de segurança informática antes de usar qualquer uma destas ferramentas.
Estabeleça regras: O trabalho remoto torna-se mais eficiente e gratificante quando os managers definem claramente as suas expetativas quanto à frequência, meios, e formas de comunicação entre os seus colaboradores. Por exemplo, “nós usamos videoconferência para check ins diários, mas usamos o messenger quando algo é urgente”. Para além disso, será óptimo definir uma hora durante o dia em que os seus colaboradores podem falar consigo. EX: “Tendo a estar mais disponível ao fim do dia, mas se houver uma emergência, mandem-me um sms”. Finalmente, mantenha debaixo de olho a comunicação entre colaboradores, para se certificar que eles estão a partilhar a informação necessária.
Recomendamos que os gerentes adotem esta estratégia de envolver os colaboradores o mais cedo possível, se possível durante a primeira semana. Apesar de algumas escolhas que terá de fazer, o fator mais importante é que todos os colaboradores partilhem as mesmas expetativas em relação à comunicação.
Proporcione oportunidades para a interação social: Uma das principais medidas que um gerente pode implementar para a interação social (isto é conversas informais sobre assuntos não relacionados com trabalho) é estruturar os momentos para essas conversas. Isto é verdade para os trabalhadores à distância, mas particularmente neste caso para trabalhadores que foram afastados abruptamente do local de trabalho.
A forma mais fácil de estabelecer alguma interação social é deixar algum tempo livre no início das chamadas para as conversas de índole mais pessoal (EX: Vamos passar os primeiros minutos apenas para nos pormos a par das novidades. Como é que foi o seu fim de semana).
Ofereça encorajamento e suporte emocional: Especialmente no contexto de uma mudança brusca no local de trabalho, é importante para os managers perceberem o stress dos seus colaboradores, escutar as suas ansiedades e preocupações, e criar empatia para com as suas lutas. Se um tele trabalhador recente está claramente atrapalhado com a situação, mas não o demonstra por palavras ou ações, pergunte-lhes como está tudo a correr. Até uma questão generalista como ” Como é que se está a dar com o tele trabalho?” pode revelar-se fundamental para que o tele trabalhador se possa expressar e obter informação importante que de outra forma não obteria. Uma vez que faça a pergunta, certifique-se que ouve a resposta atentamente, e devolva uma síntese ao trabalhador para confirmar que percebeu tudo o que ele estava a dizer. Deixe que as preocupações e ansiedades do trabalhador sejam o foco principal da conversação, e não os seus próprios receios. Seja um líder. Aja como um líder.
Pesquisas em inteligência emocional e contágio emocional dizem-nos que os colaboradores olham para as chefias em busca das formas de reagirem a mudanças rápidas ou situações de crise. Se um manager comunica stress e aflição, isto terá um efeito perverso nos colaboradores. Líderes de verdade abordam a questão em duas etapas. A primeira: reconhecendo e ouvindo o que os colaboradores têm para dizer, para finalmente transmitir uma mensagem de esperança “Nós vamos conseguir.” “Estamos juntos.” Com esta abordagem, é mais provável que os colaboradores reajam à crise de forma construtiva e positiva.
Para terminar, gostaríamos de deixar uma nota de encorajamento aos líderes. Vocês são capazes. Têm de ser capazes. Esta é uma oportunidade única para que o melhor de vós venha ao de cima.