Quando falamos em organizar as finanças do seu negócio, a primeira coisa que vem à mente é lucrar o mais possível e pagar as dívidas do seu negócio. Mas isso não é o suficiente. O gestor de um negócio precisa de saber planear as finanças do seu negócio. O controle e a análise são fundamentais porque dão uma noção de quais os serviços e produtos que dão mais retorno e lucro, quais aqueles que custam mais do que dão lucro, e se a empresa está a gastar mais do que deve.
Você deve começar por perceber três ilusões comuns sobre finanças que são habituais. A primeira ilusão que o gestor de negócios tem muitas vezes é que não precisa de gerir as suas finanças porque pode confiar na sua memória. Mas a verdade é que a memória só não chega. É preciso ter um mínimo de controle.
A maior parte dos empreendedores gostam também de aproveitar o seu tempo de outras maneiras que consideram mais lucrativas e criativas. Eles acreditam que atividades como vender, gerir os colaboradores, abrir novas lojas, são muito mais importantes do que investir o tempo necessário para registar todas as despesas e receitas do negócio. E de fato, essas são atividades importantes. Mas, diz-nos a experiência, um bom controle de caixa pode fazer toda a diferença entre o sucesso e o insucesso de um negócio.
A segunda ilusão é que o gestor de negócios pensa muitas vezes que é muito ocupado e não tem tempo a perder com controles financeiros. Decerto que é verdade que empreendedores e empreendedoras são ocupados, mas se hoje você não tem condições para mandar alguém fazer esse trabalho, essa responsabilidade é sua. Um parente próximo ou alguém de família pode ser uma boa ajuda para o ajudar a controlar as suas finanças, mas lembre-se: misturar negócios e família nem sempre é uma boa ideia. Conhecemos imensos casos de famílias desavindas por motivos financeiros, e as heranças é só uma parte dessa novela.
A terceira ilusão é a de que um gestor não sabe fazer controle financeiro nem tem competência para isso. Bem, não precisa de ser um especialista para cuidar da saúde financeira da sua empresa. Qualquer pessoa com vontade, disciplina e paciência pode aprender a gerenciar financeiramente muito bem o seu negócio. E também não precisa de aplicações informáticas super evoluídas para o fazer, um simples caderno com lápis e caneta é suficiente, desde que bem organizado. Esse simples caderno pode ser o suficiente para o ajudar a perceber de onde vem o seu dinheiro, e para onde vai.
A gestão financeira não são aqueles relatórios simpáticos impressos pelo computador. A gestão financeira é responsabilidade do empreendedor. Se essa gestão for bem feita, vai ajudá-lo a perceber toda a situação financeira e a tomar as melhores decisões para que o seu negócio cresça saudável.
Se desejar um apoio profissional em todas estas matérias, nós recomendamos que contate a GAPIC (http://www.gapic.pt). Eles terão muito gosto em ajudar, explicando os conceitos e adequando-os ao caso da sua empresa.
Ferramentas de gestão financeira: O controle de vendas
A primeira ferramenta é o controle de vendas. O valor total das vendas realizadas no mês não é suficiente para uma análise profunda das vendas. É necessário conhecer qual foi o lucro gerado por essas vendas. Quais os produtos e serviços que tiveram maior saída, qual a percentagem de vendas a pronto e a prazo, entre outras. Tais informações são necessárias para facilitar a análise do desempenho do negócio em relação às suas vendas, custos, e lucro.
Por isso a ferramenta de controle de vendas é importante, porque ela reúne toda essa informação num só lugar, para serem analisadas pelo empreendedor no fim de cada mês. O controle de vendas contempla as seguintes informações, que poderão ser apresentadas numa tabela:
- Data
- Cliente
- Produto/Serviço Vendido
- Valor
- Forma de Pagamento
O controle de vendas é básico e pode ser feito à mão ou no computador. Se você conseguir preencher este controle diariamente terá uma noção muito melhor de quais são os produtos que estão a ter maior saída, de quais são os produtos mais procurados e também, aqueles que são menos procurados e vendem menos. Com um controle deste tipo você consegue perceber em que produtos e serviços vale a pena investir. Lembre-se que ouvir o que o cliente tem a dizer sobre os seus produtos e serviços também é uma informação extremamente importante e relevante para adicionar a este controle.
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Ferramentas de gestão financeira: A folha de caixa
A folha de caixa é onde se registam todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Através de cada registo feito podemos conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado diariamente no seu negócio, ou seja, sua própria história. Este tipo de controle pode parecer chato e cansativo (porque precisa de ser feito diariamente) mas é um tipo de controle muito importante para a organização financeira do seu negócio. Se você usar esta ferramenta diariamente não vai dar nenhum trabalho, uma vez que irá acabar por ser rotina. Mas se você adiar este trabalho para o fim da semana, ou para o fim do mês, nunca mais vai se lembrar dos movimentos de caixa que foram feitos.
Numa tabela no excel, ou no caderninho de papel, coloque o dia de hoje e tudo o que entrou e saiu do negócio (dinheiro). Todo o dinheiro que recebeu com as vendas, todas as contas que teve de pagar, da água que comprou, etc. Anote a descrição e quanto foi, e no final você vai ter uma ideia do saldo por dia. Outro grande benefício de fazer o controle diário na folha de caixa, é que você sabe exatamente o quanto usou de dinheiro da empresa para despesas pessoais e vice-versa. Quando usou o dinheiro de outras fontes de rendimento para pagar contas do negócio. Sabe por exemplo aqueles 5 euros que você tira do caixa da empresa para o seu filho comprar um gelado ou uma revista? Ou para o seu esposo ou esposa pagar uma conta que está atrasada em casa? Essas despesas que não são do negócio acabam por consumir mais recursos do negócio do que você imagina. Então da próxima vez que necessitar de usar dinheiro da empresa para um fim pessoal, marque essa despesa a caneta vermelha ou numa côr que chame a atenção, e no fim do mês some tudo e verá como essas pequenas despesas fazem diferença.
É por isso que nos recomendamos que defina um salário. Assim você limita os seus gastos pessoais a um determinado montante, e não corre o risco de misturar o dinheiro da empresa com o seu dinheiro pessoal.
O inverso também acontece. Empreendedores e empreendedoras que podem ter outras fontes de rendimento além do negócio, quando as vendas apertam ou as contas chegam, o empreendedor põe o dinheiro do próprio bolso para cobrir as despesas do negócio. Neste caso nós recomendamos que você registe essa entrada de dinheiro pessoal (seu) como investimento. Afinal, todo o dinheiro que você coloca no seu negócio é um investimento. Se anotar cada uma das entradas, saberá quanto dinheiro próprio você investiu no seu negócio.
Quanto mais detalhado for o seu controle, melhor você conhecerá o desempenho financeiro do seu negócio, e poderá tomar as melhores decisões.
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Ferramentas de gestão financeira: O Fluxo de Caixa
A terceira ferramenta é o fluxo de caixa. Ele é considerado um mapa que mostra todas os movimentos financeiros: entradas e saídas de dinheiro no mês. O fluxo de caixa pode ser feito através de programas de computador, folhas de cálculo no excel, e no próprio caderninho do empreendedor. Por isso, não existe desculpa para não fazer o fluxo. Com ele, você tem informações preciosas para tomar decisões sobre o negócio, e também para realizar o seu planeamento financeiro, identificando necessidades de capital de giro, lucro que será obtido no período, entre muitas outras coisas.
Para fazer o fluxo de caixa, você precisa de ter consigo todas as suas folhas de controle que falámos antes, ou seja, o controle de vendas, e a folha de caixa. Nele você vai anotar a soma das suas vendas no mês, todos os gastos com contas, todos os investimentos que fez em matéria prima, todos os gastos com colaboradores, contabilista, etc. Você vai ter ideia de como o seu negócio se está a comportar mês após mês. O fluxo de caixa é um ótimo controle não só para ver como foi o fluxo de dinheiro mês a mês, mas ele também ajuda a prever as contas a pagar e a receber. Pode usar o fluxo de caixa para prever receitas e despesas futuras.
Por exemplo, se comprar uma máquina de costura em doze prestações, você deve lançar as parcelas no seu fluxo de caixa de forma a prever quando ocorrerá essa saída de dinheiro. Assim fica com uma visão clara de quanto dinheiro vai entrar e sair da empresa em média por mês. Poderá com isso planear melhor as suas vendas. Saber em que mês vai ser mais difícil pagar as contas, diminuir o número de vendas a prazo, reduzir algum custo fixo, etc.
Gerir bem financeiramente é ser responsável, mas mais do que isso, é garantir que o seu negócio não vai fracassar porque você não estava na posse da informação certa.
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