Para que seja mais fácil abrir uma empresa online e gerar um desenvolvimento económico, o Portal da Empresa desenvolveu ferramentas que permitem criar, de forma simples e segura, empresas online. Para tal, basta que um dos sócios seja representante e que, proceda via Internet, a todos os passos necessários para a constituição da empresa, descritos em baixo.
Um dos requisitos obrigatórios para criar empresa online, é que todos os intervenientes possuam um Certificado Digital (caso o sócio representante seja Advogado, Notário ou Solicitador) ou Cartão de Cidadão e um leitor de cartões.
No caso de se tratar de sócio(s) estrangeiro(s), existe um pré-requisito à data da constituição da sociedade – número de identificação fiscal emitido pelos Serviços de Finanças de Portugal. Se se tratar de cidadãos estónios ou espanhóis, estes poderão utilizar no processo de criação da empresa o seu documento de identificação nacional.
Através deste serviço, é possível constituir Sociedades Anónimas, por Quotas ou Unipessoais por Quotas. É de salientar a importância da melhor escolha possível de forma jurídica da sua empresa, visto que uma escolha errada associa um gasto monetário e de tempo desnecessário, enquanto uma escolha acertada poderá ajudar a garantir o sucesso do seu negócio. Para o ajudar nesta escolha, nós recomendamos a GAPIC (contabilistas certificados com muita experiência nestas matérias).
Em baixo segue uma lista de oito passos como abrir uma empresa online que, de forma detalhada, explicam como se dá o processo de constituição da empresa online, quais os documentos necessários e todos os procedimentos associados a este serviço, para que a criação do seu negócio não lhe deixe dúvidas.
Primeiro Passo – Aceder ao Portal da Empresa – Autenticação
O primeiro passo é aceder ao site Portal da Empresa e seleccionar a opção Criar uma empresa online.
Antes de mais será efectuada a autenticação de identidade através do Cartão de Cidadão, ou do Certificado Digital. O representante deverá ser sempre um dos sócios.
Após o reconhecimento do cartão/certificado pelo sistema, serão pedidas informações adicionais como o nome, e-mail, telefone/telemóvel, número de identificação civil e morada, para que o sistema possa efectuar a confirmação dos dados, enviando-os de seguida para o Dossier Electrónico da Empresa.
De seguida, selecciona a opção Criar uma Empresa, para passar para as próximas etapas.
Segundo Passo – Escolha Da Firma
Um dos passos mais importantes na criação de uma empresa é a escolha da firma. Este processo poderá ser efectuado por três formas possíveis:
- Escolher uma firma constituída por expressão de fantasia previamente criada e reservada a favor do Estado de entre uma lista oficial (podendo acrescentar uma expressão alusiva ao objecto da sociedade).
- Obter uma firma de forma automática, realizado pelo próprio site utilizando o conjunto dos nomes dos sócios, podendo também acrescentar uma expressão referente à actividade da empresa;
- Caso possua o Certificado de Admissibilidade de Firma 1 válido com o nome da empresa, poderá simplesmente inserir o código e continuar o processo;
- Se assim o desejar, poderá também seleccionar a opção de requerimento de uma firma, enviando assim, a firma pretendida para aprovação pelo Registo Nacional de Pessoas Colectivas (RNPC). Quando aprovada, receberá um e-mail com o link que será válido durante 24h para conclusão do processo de construção da empresa.
1 Certificado de Admissibilidade de Firma Certificado solicitado ao Registo Nacional de Pessoas Colectivas (RNPC), que avalia se a firma ou denominação pretendida pelo(s) sócio(s) dá a conhecer a realidade da empresa em questão, não induzindo em erro nem relativamente ao objecto de actividade, nem à identificação do(s) sócio(s). Este Certificado pode ser requerido na Internet, nos seguintes locais:
- RNPC, sito na Praça Silvestre Pinheiro Ferreira n.º 1 C, 1501-803 LISBOA;
- Delegações do RNPC junto das Lojas da Empresa de Aveiro, Braga, Coimbra, Leiria, Lisboa, Loulé, Porto, Setúbal, Viseu e Funchal;
- Ou ainda, enviar um formulário próprio, devidamente preenchido, por correio para Apartado 4064, 1501-803 LISBOA.
O custo normal é de 75,00€ com o prazo de 10 dias úteis, ou ainda 150€ para um dia útil.
Terceiro Passo – Informação da Empresa
Após a escolha da firma, irá surgir no Portal da Empresa a informação referente à sua empresa. Nesta fase terá de responder se a empresa a constituir é ou não decorrente de fusão ou cisão, e de seguida, escolherá o tipo de Pacto Social pretendido.
O Pacto Social poderá ser pré-aprovado ou apresentado pelo(s) interessado(s).
Caso escolha a opção de seleccionar um Pacto Social pré-aprovado, tem as seguintes opções:
Sociedade Unipessoal por Quotas
Para este tipo de empresa somente existe um tipo de pacto social pré-aprovado.
Sociedade por Quotas – Regulamentação Mais Simples
Regulamenta o mínimo possível. Traduz apenas:
- Firma;
- Sede;
- Objecto;
- Capital;
- Gerência
- Forma de obrigar a sociedade;
- Representação dos sócios nas Assembleias Gerais.
Sociedade por Quotas – Regulamentação Mais Detalhada
Para além dos elementos referidos no pacto “Sociedade por Quotas” anterior, prevê:
- Possibilidade de poderem ser exigidos aos sócios prestações suplementares.
- Necessidade de consentimento prévio da sociedade para a transmissão de quotas a estranhos;
- Casos em que é possível deliberar a amortização de quotas.
Sociedade Anónima – Regulamentação Mais Simples
Traduz no contrato:
- Firma;
- Sede;
- Objecto;
- Capital;
- Natureza das acções – como nominativas ou ao portador;
- Administrador único;
- Fiscal único;
- Regras sobre a realização das Assembleias Gerais.
Sociedade Anónima 2 – Regulamentação Mais Detalhada
Regulamentação mais detalhada do contrato de sociedade, assim como uma estrutura de Administração e Fiscalização colegial. Sendo que para além dos elementos descritos no pacto da “Sociedade Anónima ” anterior, prevê:
- Natureza das acções como nominativas, com representação por títulos ou convertíveis em acções ao portador, assim como a possibilidade das acções poderem ter uma forma meramente escritural;
- Possibilidade de optar pelo período de duração dos mandatos e dos órgãos sociais;
- Composição e modo de funcionamento dos conselhos de Administração e Fiscal;
- Forma de obrigar a sociedade;
- Que os lucros anuais tenham a aplicação prevista pela Assembleia Geral.
Caso seleccione um dos pactos pré-aprovados, o interessado deverá indicar se se encontra a fazer o pedido na qualidade de sócio, gerente, fiscal ou Técnico Oficial de Contas (TOC).
Para uma diferenciação mais detalhada entre os pactos, aceda aos Pactos Sociais da Empresa na Hora.
Se optar por um Pacto Social elaborado por si, terá de colocar num Fórum Privado da plataforma do Portal da Empresa, a identificação, o NIF e o e-mail dos seus sócios para que eles tenham acesso ao Pacto Social em questão.
Desta forma todos conseguirão debater o Pacto Social directamente no Fórum, indicando erros ou desconformidades e notificar o representante para corrigi-los.
As vantagens deste tipo de Pacto Social passam pelo facto de ser possível criar direitos especiais para os sócios. Entre os direitos mais frequentes contam-se os seguintes:
- De vincular a sociedade apenas com a assinatura do benficiário;
- De exercer a actividade concorrente com a sociedade;
- De dividir ou alienar quotas sem as autorizações dos outros sócios (no caso de sociedades por quotas);
- Direito à gerência, sendo que a destituição só poderá operar com base em justa causa e por via judicial;
- Atribuição de direito de veto.
Quarto Passo – Identificação Dos Participantes
Nesta etapa são-lhe solicitadas informações relativas aos sócios e ao Técnico Oficial de Contas (TOC).
Quanto aos sócios, singulares ou colectivos, são necessárias as seguintes informações:
- Nome;
- Sexo;
- NIF;
- Estado Civil – quando Casado, no caso de se tratar de um sócio singular, deve ser inserido adicionalmente o respectivo regime de bens e o nome do conjugue;
- Naturalidade;
- Nacionalidade;
- Morada;
- Contacto telefónico;
- E-mail.
Quanto ao TOC, o interessado poderá escolher uma de entre três opções:
- Indicar um TOC, através da inserção dos dados do mesmo – número de membro, nome, NIF, morada profissional, contacto telefónico e o seu e-mail; Nós recomendamos a GAPIC.
- Seleccionar um TOC da respectiva bolsa dos mesmos que se encontra disponibilizada pela Câmara dos TOC (CTOC);
- Não indicar nem escolher nenhum TOC no momento da criação da empresa, contudo, no prazo de 15 dias dirigir-se à Administração Fiscal com uma Declaração de Início de Actividade devidamente preenchida e assinada por um TOC.
Caso tenha optado por um Pacto Social pré-aprovado, terá também de dispor dados relativos a:
- Um Fiscal Efectivo;
- Um Fiscal Suplente;
- Um Administrador – no caso de se tratar de Sociedade Anónima;
- Pelo menos um Gerente – no caso das Sociedades por Quotas ou Unipessoais por Quotas.
Quinto Passo – Centro De Arbitragem
Trata-se de uma opção voluntária, e caso seleccione não desejar inscrever-se no Centro de Arbitragem, passará, automaticamente, para a etapa seguinte.
No entanto, tenha em atenção que um Centro de Arbitragem poderá trazer algumas vantagens.
Trata-se de um centro autorizado por Despacho do Ministro da Justiça e têm competência genérica, ou específica, tendo as sentenças proferidas o mesmo valor que as de um tribunal comum, são recorríveis nos mesmos termos e podem ser executadas.
Este sistema arbitral é simples e menos burocrático do que o mesmo procedimento em tribunais judiciais, sendo a resolução dos processos mais rápida.
Assim, o Centro de Arbitragem proporciona formas mais amigáveis de resolução de litígios, mediadas por profissionais adequados.
Actualmente, encontram-se em funcionamento Centros de Arbitragem nas seguintes áreas:
Comercial e Industrial;
Consumo;
Direito Desportivo;
Direito Laboral;
Obras públicas e particulares;
Propriedade e arrendamento;
Profissões liberais;
Propriedade intelectual;
Publicidade;
Sector automóvel.
Sexto Passo – Validação E Envio De Documentos
Após a aprovação do Pacto Social por todos os interessados, o representante deverá imprimir:
- O Pacto Social;
- O Formulário para reconhecimento de assinaturas;
- Formulário de Adesão ao Centro de Arbitragem (se assim o seleccionar).
Estes documentos devem ser assinados por todos os sócios, ou os respectivos procuradores, as folhas que não contenham assinatura, deverão também ser rubricadas por todos os sócios.
É de referir ainda que, o Pacto Social deverá conter em anexo um reconhecimento de assinaturas reconhecido por um Advogado, Solicitador ou Notário .
No formulário de Adesão ao Centro de Arbitragem (caso se aplique) deve constar a assinatura do representante legal.
De seguida, o representante deverá fazer o upload da digitalização de seguintes documentos:
Pacto Social com o reconhecimento de assinaturas em anexo. Caso se trate de um Pacto Social apresentado pelo interessado, deverá também seleccionar o documento que será enviado para a publicação no site oficial do Ministério da Justiça, assumindo o representante, a responsabilidade sobre esta acção;
- Procuração;
- Certidão de Registo Comercial;
- Ata da Assembleia Geral;
- Ata do Conselho de Administração;
- Estatutos;
- Declaração de aceitação – Revisor Oficial de Contas efectivo;
- Declaração de aceitação – ROC Suplente;
- Autorizações Administrativas;
- Formulário de Adesão ao Centro de arbitragem (se for o caso).
Nota: se guardar os documentos em ficheiro Word, aconselha-se que sejam guardados na versão Word 97/2003.
Sétimo Passo – Pagamentos
Um dos passos conclusivos é o pagamento do processo da constituição da empresa.
É automaticamente gerada a informação do montante, do código de Entidade e da Referência de Multibanco, para que o interessado efectue o pagamento necessário através de um multibanco.
O prazo para a execução do pagamento é de 48 horas úteis, sendo que somente neste período o nome da sociedade fica reservado. Após o pagamento, o nome da firma fica definitivo.
Os custos são:
- 180€ fixos – no caso de se tratar de uma constituição com um Pacto Social pré-aprovado, ou 120€ caso haja redução.
- 380€ fixos – no caso do Pacto Social ter sido apresentado pelo interessado, ou 320€ caso haja redução.
- Acréscimo de 100€ caso se trate da constituição de uma sociedade com Marca associada com uma classe de produtos ou serviços. Sendo que por cada classe adicional, somam-se mais 44€.
Oitavo Passo – Detecção De Inconformidades
Se existirem algumas inconformidades no registo, o representante irá receber um e-mail da Empresa On-line, onde estas deficiências estarão descritas, assim como será explicado como proceder à sua correcção.
Após a correcção devida, o processo deverá ser submetido novamente, para que a Entidade Responsável da Empresa On-line dê continuidade ao registo.
O prazo para efectuar as correcções necessárias é de cinco dias úteis.
Caso não proceda às regularizações no prazo estabelecido, o processo da sociedade passará a estar com o estado de “Prazo para correcção de irregularidades expirado”. Ficando neste caso, o registo como provisório, e a firma bloqueada.
Caso as regularidades digam respeito a pagamentos, o representante terá de se deslocar ao Registo Nacional de Pessoas Colectivas (RNPC), a fim de regularizar a situação, podendo de seguida dar continuidade ao processo de registo.
O custo associado ao suprimento de deficiências é de 30€.
Não existindo inconformidades, no processo de constituição, o registo é efectuado de imediato, quando se trata de um Pacto Social pré-aprovado, e no prazo de dois dias úteis caso se trate de um pacto elaborado pelos próprios interessados.
Passos Seguintes
Quando os serviços validarem a informação, todos os sócios irão receber um e-mail e uma sms, informando-os da constituição da sociedade.
Após esta validação, será enviado para a sede da empresa o Cartão da Empresa, sendo também enviado por correio, onde poderá ser consultado no site do IRN, o código de acesso ao Cartão Electrónico da Empresa 2.
Será também efectuada a publicação do registo do contrato da sociedade no Portal da Justiça, sendo que a informação sobre a constituição da empresa é disponibilizada automaticamente pela Conservatória à Administração Fiscal, Segurança Social, Direccção-Geral dos Impostos, Autoridade para as Condições do Trabalho e ao Gabinete de Política Legislativa e planeamento para efeitos estatísticos.
Declaração de Início de Actividade
A entrega da Declaração de Início de Actividade poderá ser efectuada por uma das seguintes formas:
No prazo de 15 dias, de forma desmaterializada, escolhendo um TOC de uma bolsa disponibilizada no balcão, ou indicar um outro.
No prazo de 15 dias após a constituição da empresa, poderá entregar a Declaração de Início de Actividade num serviço de Finanças, desde que devidamente preenchida e assinada por um TOC.
Capital Social
No caso de Sociedades Anónimas, no prazo de cinco dias úteis após a constituição da empresa, o valor do Capital Social deverá ser depositado numa instituição bancária em conta aberta e em nome da sociedade.
No caso de se tratar de Sociedades por Quotas ou Unipessoais ou por Quotas, a entrega do Capital Social nos cofres da sociedade deverá ser efectuada até ao final do primeiro exercício económico.
Depois da constituição da empresa, o representante irá receber um e-mail da DNS.pt com o login e a password para gerir o domínio entretanto criado da sua empresa.
Cartão Electrónico da Empresa – novo documento de identificação para pessoas colectivas e identidades equiparadas.
Este cartão contém:
- Número de identificação de pessoa colectiva (NIPC), que em caso de sociedades colectivas corresponde ao NIF;
- Número de Inscrição na Segurança Social (NISS);
- Classificação Portuguesa de Actividade Económica (CAE) principal e até 3 CAE’s secundárias;
- Natureza Jurídica da entidade;
- Data da sua constituição;
- No verso do cartão físico, está o código de acesso à Certidão Permanente disponibilizada com a submissão da Informação Empresarial Simplificada – IES.
Conclusão
Apesar dos passos parecerem bastante complexos, principalmente se lidos de corrida, o essencial é mesmo lançar-se à aventura de criar o seu negócio online. Lembre-se que o foco deve ser como gerir o seu negócio e não como gerir burocracia. Para tratar de toda a burocracia nós recomendamos a GAPIC.
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