Escolher um software de facturação pode ser um pesadelo. Quem se lança nesta aventura e está a começar a sua empresa, normalmente já percebe pouco de documentos. Para agravar isso, as marcas usam e abusam da combinação de funcionalidades, tornando o processo de escolha moroso e complicado.
Percebemos a intenção das marcas de software: a diferenciação da concorrência. Mas, na maior parte das vezes, o empreendedor não faz ideia daquilo que irá necessitar para o futuro.
É claro que pode sempre ir pelo mais barato – isso é fácil de identificar. Porém, o barato traz muitas limitações que, se o seu negócio crescer, lhe vai trazer muitos problemas. A nossa recomendação é que não escolha o mais barato, a não ser que tenha a certeza que vai ter um micro-micro-negócio.
O que faz um software de facturação?
Vamos tentar pôr as coisas da forma mais básica e simples possível, Um software de facturação identifica:
Quem vende?
Por quanto vende?
Quem compra?
Por quanto compra?
Quais os impostos a pagar ao estado?
Funcionalidades mais avançadas permitem identificar clientes que estão em dívida, e como lidar com essas dívidas, o que tem em stock (gestão de stock), o que tem em caixa (gestão de tesouraria)
Automatização de todo o processo, seja na emissão dos documentos, ou na cobrança dos mesmos, incluindo a integração com lojas online e com a contabilidade.
Existem 2853 programas de facturação certificados disponíveis no mercado português ( e não, não analisámos todos). O que nos levou a optar por esta selecção? Utilizámos como critério se é user-friendly ou seja – se a plataforma é intuitiva e fácil de utilizar para principiantes e avançados. Por outro lado, pensámos na escalabilidade ou seja: se o meu negócio crescer muito, o software de facturação vai conseguir acompanhar?
Quer o seu negócio seja um pequeno atelier de arquitectura, emitindo poucos ou nenhuns documentos por mês, ou um negócio online com fornecedores na China e clientes nos Estados Unidos, cada um dos programas que apresentamos lhe dá a possibilidade de crescer e de integrar a sua faturação com outros sistemas, como é o caso das lojas online.
Para quem não percebe nada de faturação, nem de documentos, mas quer lançar um negócio, a solução é aprender. Pode aprender na prática (que é o melhor de todos os mestres) experimentando a versão de teste que os fabricantes oferecem. Se lhe parecer muito complicado deve procurar outra opção. Nos dias que correm, não faz sentido software que não seja fácil de utilizar. Ou então pode ir pelo caminho tradicional e tirar esta formação gratuita, da Invoice Express.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
1. Moloni
A Moloni é o software de facturação líder em Portugal. A lista de clientes VIP é impressionante, como a Loreal, Meo, BNP Paribas, Sport Lisboa e Benfica, Carris, enfim, meio mundo andou a comprar esta aplicação. E têm razões para isso. É muito rápido e bastante seguro (encriptação a 128 bit). É intuitivo. A versão mais barata começa em 4 euros, e permite documentos ilimitados. Contudo não oferece (na versão mais barata) a integração com lojas online, o que é uma pena. Mas vale bem a pena investir um pouco mais (9.90 euros por mês – plano flex) e conseguir acesso a ferramentas como referências multibanco, integração e-commerce e muito mais. Pelo preço, o mais completo do mercado. Permite integração com o Shopify.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
2. Drive Fx da PHC
É fácil aprender aqui os primeiros rudimentos de facturação. A secção de FAQ´s é simplesmente imaculada. A versão mais barata custa apenas 5 euros por mês, e inclui funcionalidades muito simpáticas que não encontrará noutras versões para principiantes, como a integração com lojas online (normalmente reservada para os pacotes avançados) assim com a personalização das facturas com o seu logotipo. Mais de 2000 empresas confiam na Drive FX, e têm recomendações muito boas dos utilizadores. E claro, oferece a confiança de tudo o que é feito pela PHC – quanto a nós talvez a melhor empresa portuguesa de software empresarial.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
3. Billomat
Como principal credencial, a Billomat apresenta-se como o software de facturação mais vendido na Alemanha – e todos sabemos como são os produtos feitos na Alemanha: sólidos, funcionais e de alta performance. A marca posiciona-se como o software de facturação mais fácil de utilizar, e mais fácil de automatizar – e de facto é o que promete. O pacote básico permite até 30 facturas por mês, limite de 60 clientes, com um custo de 6 euros por mês.
Os serviços da Billomat receberam a nota 1,7 (muito bom) da TÜV (Technischer Überwachungsverein): uma associação independente responsável pela inspecção técnica de produtos e certificação de serviços na Alemanha. Para a certificação, foram analisados aspectos como o serviço de apoio e a satisfação geral dos clientes.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
4. InvoicExpress
Mais uma solução de software feito por portugueses, que tem dos pacotes básicos mais baratos do mercado (apenas 4 euros) porém, obviamente, também aquele com mais limitações (permite apenas 5 documentos por mês). Tem uma legião de fãs, mais de 25.000 utilizadores muito por culpa da sua presença exclusivamente online, e do marketing do Rui Alves (dono da empresa) que oferece muitos tutoriais gratuitos. A plataforma é também bastante intuitiva, e permite bastante autonomia no controle financeiro da empresa. Falta no entanto a robustez a esta empresa que verificámos, nomeadamente a nível de segurança, no Drive FX (PHC) e na Billomat. Permite integração com o Shopify.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
5. Magnifinance
A Magnifinance destaca-se por ter sido o software escolhido pela gigante tecnológica UBER para equipar todos os seus motoristas parceiros (que são obrigados a criar uma empresa para exercerem actividade). Só esse facto nos deixa curiosos, uma vez que uma multinacional como a UBER terá boas razões para escolher este software. A Magnifinance promete o controle total de tesouraria. Citando o website: “Saiba sempre quanto dinheiro tem em caixa, quem pagou a factura e quando”. É uma opção um pouco mais cara, começa em 18.90 euros por mês, mas se quer um programa sólido e de provas dadas, esta poderá ser a sua escolha. Permite integração com lojas online.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
6. Vendus
Tem uma versão totalmente gratuita, mas claro, não há bela sem senão. Permite apenas a emissão de 12 facturas por ano. Mas o plano seguinte, por quatro euros, já permite bastante flexibilidade. De todo em todo, o software mais barato do mercado, totalmente online.
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7. B-Online
Tem um plano totalmente grátis, mas que não tem funcionalidades quase nenhumas. O plano seguinte custa 5 euros por mês e comporta 120 documentos por ano. A eterna questão da limitação de documentos. O design é menos apelativo e intuito que as opções anteriores. Tem uma presença bastante institucional no mercado, servindo cerca de 1000 clientes.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
8. Factura Lusa
A grande novidade na versão gratuita é que o limite não é feito por documentos emitidos mas por volume de facturação – o que consideramos mais flexível que as outras opções. Assim, pode usar gratuitamente se tiver facturação até 15.000 euros por ano. O plano seguinte custa 10 euros / mês, até 30.000 euros de facturação por ano.
Por outro lado, é um software bastante rígido nas questões de P.O.S. (point of sale), necessário em muitos negócios – apenas planos personalizados (e mais caros) têm acesso a este módulo. As integrações com e-commerce também não parecem muito fáceis, e irá necessitar de apoio profissional se o quiser fazer. Pelos motivos apresentados a última escolha desta lista.
Um contabilista experiente pode explicar-lhe pessoalmente tudo o que necessita de saber sobre facturação. Nós recomendamos a GAPIC.
Obrigado Rafael, por partilhar estas informações. Será que temos como saber a participação de mercado destes softwares?